Como organizar o ambiente profissional?
Organizando o ambiente – A falta de organização no ambiente de trabalho afeta diretamente no desempenho da equipe e os resultados da empresa.
No dia a dia procurar por anotações ou tentar localizar um documento importante no arquivo físico e não encontrar, gera estresse, preocupação e ansiedade.
Diante disso, manter objetos e informações em ordem é essencial, a organização é peça-chave para um dia mais equilibrado e produtivo.
Mas como manter um ambiente utilizado por mais de uma pessoa organizado?
A metodologia que mais funciona em ambientes corporativos ainda é a metodologia 5S, como estamos falando em equipes com um número grande de pessoas manuseando os mesmos objetos e arquivos, implantar um padrão de rotina é essencial.
Durante a implantação de um projeto de organização, por uma Organizadora Profissional em um ambiente corporativo, é muito comum sugerir a metodologia 5S, devido a facilidade de adaptação por parte dos colaboradores e a clareza que ela traz em cinco passos básicos.
Hoje não vou detalhar a metodologia 5S, mas vou dar dicas de como manter seu ambiente de trabalho organizado, criando rotinas e hábitos tão simples quanto.
Acompanhe e não perca a oportunidade de colocar em prática.
Organizando o ambiente
- Descarte o excesso – Mantenha apenas o que é útil em sua mesa e no seu departamento. Avalie todos os objetos e o que não for utilizado por vocês a um tempo, deve ser descartado. Jogue fora o que estiver quebrado, ou remaneje para outro departamento onde possa ter mais utilidade, ou doe se ainda estiver em boas condições, porém não possui mais utilidade para a empresa. Seja muito criterioso, nesta fase é comum as pessoas assumirem uma certa resistência em desapegar, mas acredite, se está ali sem uso a pelo menos 3 meses não é mais necessário.
- Oriente a equipe a ter uma mesa funcional – equipamentos e objetos utilizados no dia a dia devem ficar a mão, os demais utilizados esporadicamente devem ser alocados em um almoxarifado ou sala de arquivos. Deixe poucos objetos em cima da mesa, enfeites em demasia devem ser evitados, processos que não estão em análise no momento devem permanecer dentro da gaveta. Excesso de objetos tiram a concentração e limitam a criatividade.
- Cada coisa em seu lugar – Crie um padrão de armazenamento de materiais de suprimentos, materiais de copa e produtos de higiene. Sinalize e comunique a todos do departamento a “nova casa” de cada objeto. Todos devem respeitar esta regra e criar o habito de devolver os objetos utilizados ao seu lugar de origem, facilitando a localização e otimizando o tempo.
- Use o computador para armazenar informações – Hoje é totalmente possível diminuir a quantidade de papel em sua mesa ou em armários – arquivos, criando e mantendo arquivos digitais e adotando o hábito de imprimir apenas as informações de maior relevância. Mas não esqueça de fazer backups com frequência.
- Dia da limpeza – Defina com sua equipe um dia no mês para avaliação dos equipamentos e arquivos em geral (físico e digital). Neste dia vocês podem mapear tudo o que não foi utilizado no último mês e avaliar se é o momento de providenciar o descarte, podem também aproveitar para discutir melhorias que precisam ser feitas no departamento para o bem-estar de todos.
- Tenha um bom relacionamento com a equipe – Quando a equipe se sente importante e valorizada, preocupa-se em manter um bom clima entre todos, tornamos natural a retribuição. Todos ficam mais dispostos a manter a organização do seu espaço e do espaço em comum.
Equipes organizadas desenvolvem projetos com mais eficiência e são bem vistos pelas companhias, pois geram melhores resultados em menos tempo.
Organizando o ambiente de trabalho, seus clientes e colaboradores terão mais confiança na sua empresa e em seus negócios.
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