A metodologia 5S é uma prática criada no Japão com o objetivo de mobilizar, motivar e conscientizar toda a empresa para a Qualidade Total, através da organização e da disciplina no local de trabalho.
5S são cinco procedimentos a serem seguidos:
- Seiri: Utilização (evitar desperdício)
- Seiton: Ordenação (facilitar o acesso e reposição das coisas)
- Seiso: Limpeza (ambientes limpos e organizados)
- Seiketsu: Padronização (padronização e modelagem de processos e procedimentos)
- Shitsuke: Disciplina (cumprimento de procedimentos e metas estabelecidas)
A metodologia possibilita desenvolver um planejamento sistemático, permitindo de imediato maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos funcionários, e por consequência, a melhoria da competitividade organizacional.
Existem diversas vantagens da aplicação do 5S nas áreas administrativas:
- Melhor disposição dos espaços, provocada por mudanças de layout e descarte do desnecessário
- Redução do desperdício
- Facilidade de identificação e busca de informações
- Redução e até eliminação de gavetas
- Atualização e fácil consulta dos arquivos
- Redução de arquivos armazenados no computador
- Maior conforto
Essas melhorias nas instalações administrativas, não beneficiam apenas as pessoas que nela trabalham, mas também aos clientes, fornecedores, a empresa como um todo, permitindo que todos a vejam em unidade seguindo um padrão único, desde o atendimento até a entrega do produto ou serviço.
A implantação do 5S deve seguir algumas etapas:
- Escolha de um Coordenador do Projeto de implantação através de cursos e literaturas específicas;
- Crie uma equipe de lideres e capacite-os;
- Registro com fotografias e filmagem da situação atual. Estes registros servirão, posteriormente, para comparar os avanços;
- Elaboração do Projeto de implantação e busca da validação com as pessoas estratégicas da organização;
- Capacitação de todos os funcionários;
- Faça um rodízio de lideres, isto ajuda a criar um elo maior com a implantação do programa e motivar o grupo a participar.
- Criação da sistemática para avaliações internas, a formação dos auditores internos (ou terceiros) e o sistema de compilação dos resultados;
- Faça reuniões periódicas apresentando os resultados, crie programa de reconhecimento se achar necessário, pois isto poderá incentivar os envolvidos.
- Crie auditorias mensais do 5S.
A metodologia 5S foi adotada em várias organizações, desde pequenas empresas até as grandes corporações.
Diante disso, a empresa consegue criar padrões em seus processos, estabelecer metas e por consequência atingir resultados que a levarão ao crescimento.
Portanto, se sua empresa ainda não possui um programa como esse… mãos a obra, se informe, busque ajuda e implante uma metodologia que beneficie e alavanque sua empresa.
