Inicialmente, qualquer tipo de evento seja em nossa casa recebendo amigos, empresariais, associativos ou outro qualquer, o que vale lembrar, é que a primeira impressão, é sempre a que fica!
Receber é uma arte em bem servir! As pessoas devem se sentir acolhidas, confortadas, seguras e assistidas, mesmo que seja algo bem simples!
No caso de eventos corporativos, nos quais, o objetivo é conectar, integrar, agregar e gerar negócios e valores, a atenção deve ser ainda maior aos detalhes.
Separei algumas dicas para o início da organização, o briefing:
- Tenha o objetivo claro do evento, qual a mensagem final e quais são as expectativas dos participantes;
- Forme uma equipe multifuncional, reúna, apresente o objetivo do evento, revise se necessário. Tenha um responsável por assunto;
- Com a equipe multifuncional criei um “check list” e transforme-o em plano de ação, com papéis e responsabilidades, que devem ter prazo final antecedente ao evento, como um cronograma;
- Faça reunião de acompanhamento das ações com a equipe periodicamente;
- Controle Orçamentário.
O que deve conter no Plano de ação, para um Evento corporativo básico!
- Aprovação orçamentária;
- Conhecer o local do evento com antecedência e acima de tudo conhecer as limitações do local;
- Faça orçamentos presenciais antes de definir o local;
- Convidar oficialmente os Palestrantes e aguardar confirmações;
- Preparar relação de convidados e definir meios de comunicações para divulgações e confirmações;
- Disponibilizar um site com o máximo de informações para inscrições dos participantes (atente à faixas etárias, restrições alimentares etc.);
- Estabelecer a Agenda do evento e traje;
- Enviar “Save The Date” pelos Meios de comunicações definidos.
Receptivo
- Credenciamento normalmente é um gargalo, pensem como minimizar antecipando os crachás de identificação, e vamos combinar, com o boom de inovação tecnológica meios de comunicação e informação não faltam para nos auxiliar evitando fila.
Infraestrutura e comunicação
- Estabeleça pontos de controle e meios de comunicações entre a equipe organizadora;
- Disponibilize totens, cartazes, letreiros e informativos com detalhes da programação, incluindo ensalamentos, horários dos eventos, nome dos apresentadores e participantes se for o caso (principalmente em congressos e exposições de painéis);
- Atentar à iluminação, sonorização, telão, material a ser apresentado, ar condicionado, sanitários, músicas para abertura, quais tipos e quantos microfones serão necessários e principalmente acesso à Internet de ótima qualidade (WIFI para participantes e principalmente conexão via cabo aos apresentadores, para que não tenham surpresas indesejadas);
- Como será o palco, o cenário. Poltronas, mesas etc.;
- Por favor, não se esqueçam de disponibilizar água para os palestrantes, parece básico, pode cair no esquecimento, mas acontece!;
- Definir o formato de condução do evento. Se haverá mestre de cerimônia, mediador, vídeos de abertura ou encerramento, informações confidenciais que devem ser restringidas;
- Para cada palestrante será entregue algo ao fim da palestra como símbolo de agradecimento – certificados, diplomas, troféus etc..
Transporte e hospedagem
- Se a rede hoteleira da cidade comporta o número de participantes;
- Se na região há aeroporto com número de voos regulares para atender a demanda e se haverá traslado ao local do evento/hotéis;
- Estacionamento se for distante, haverá traslado, vans, micro-ônibus; Qual a frequência?
- Vagas de idosos, portadores de deficiência;
- Tenha o “Plano B” se o tempo virar, com chuva tudo muda, e vale ser bem lembrado.
Alimentação
- Definir o que será servido, na recepção, durante e pós-evento;
- Definição do formato: buffet, coquetel, coffee, jantar, almoço, brunch etc.;
- Ao servir comidas típicas e regionais, não exagere. Sirva também comidas tradicionais e diversificadas (nem todos comem frutos do mar, buchada de bode, carne seca, barreado etc.);
- O que não pode faltar, reposição nas mesas, bebidas em temperatura ideal;
- Definição se durante a palestra haverá água para os participantes, não vamos economizar com gelo hein!
Equipe organizadora
- Ensaio sempre é bem-vindo, se possível com os palestrantes e envolvidos, ensaiem, simulem o evento, é ideal para testar os equipamentos, acesso à Internet, som, iluminação, para a familiarização do ambiente e ajuste do tempo determinado para cada palestrante é para o mediador ou mestre de cerimônia. Nem sempre é possível o ensaio com todos, que seja feito com os que podem estar presentes. Vale muito a pena!;
- No dia do evento reúna a equipe, certifique-se que tudo está dentro do planejado e executado;
- Antecipadamente, agradeça todos os envolvidos na certeza que será um sucesso cada minuto do evento;
- Por fim, não menos importante, avalie se há necessidade de equipe médica, ou pronto atendimento. Vai despender do tamanho e localização do evento.
As dicas acima são baseadas em vivência direta que compartilho; cada evento deve ser customizado conforme orçamento e objetivo.
Tentei generalizar um evento de médio porte, e deixo aqui minha dica:
- Faça follow-up de cada assunto, não menospreze nenhum detalhe, pode ser ele o seu cartão de visita, o motivo que o participante voltará num próximo evento;
- Sentir-se bem-vindo e agraciado, faz a diferença.
Tenham um ótimo evento
