Parece óbvio dizer, mas a tecnologia é capaz de otimizar seu tempo, porém nem sempre utilizamos as ferramentas apropriadas.
Muitas vezes utilizamos (ou tentamos utilizar) tantos softwares gerenciadores, que perdemos mais tempo e ainda prejudicando nossa produtividade.
Neste artigo irei apresentar duas ferramentas poderosas, que ajudarão no controle de tarefas, na automatização desse controle e, consequentemente, na otimização do seu tempo.
Será apresentada uma Ferramenta de Tarefas, o Todoist e o IFTTT.
O objetivo é que seu tempo seja otimizado, sem deixar você perder o controle das tarefas que necessita fazer no dia a dia.
Vamos?
O que é Todoist?
Todoist nada mais é do que um Gerenciador de Tarefas no meio de milhares de Gerenciadores. Entretanto, é um poderoso gerenciador de tarefas, pois além de possuir um design limpo que evita distrações, é intuitivo, não precisa ficar gastando horas em configurações. É instalar e usar!
Indico, também, que utilize algum método de organização. Eu utilizo algumas dicas do Método GTD, que você poderá pesquisar no Google.
No Todoist você pode organizar suas tarefas por Projetos, Etiquetar, priorizar as tarefas e inserir lembretes e prazos recorrentes.
E, quando tudo der errado, você consegue reagendar suas tarefas utilizando apenas um botão.
Veja no meu painel de controle abaixo, como é a tela do Todoist, onde exibe, no centro, as tarefas listadas para execução no dia de hoje e na lateral esquerda a organização em Projetos.
Como Baixar, instalar e utilizar o Todoist?
Para baixar o Todoist, basta acessar o site https://ptbr.todoist.com/ e criar sua conta, fazendo um simples cadastro gratuito.
Depois, no próprio site, você poderá escolher quais plataformas deseja utilizar o Todoist. Como ele está disponível em qualquer plataforma e também trabalha offline, eu recomendo que utilize a versão WEB ou a Versão Windows10 ou MAC no seu PC e uma versão no seu celular e tablet.
Após o cadastro e instalação do aplicativo nas plataformas escolhidas é hora de iniciar a inclusão das suas Tarefas. Por isso eu sugiro que crie seus projetos mais importantes para começar devagar.
Para te ajudar, mostrarei como utilizo a minha aba de projetos de acordo com o método de organização que utilizo, que na verdade é um pouquinho de cada método tradicional que existe adequado a minha realidade.
Para mim, a organização dos meus projetos por área, funciona melhor. Também gosto de organizar por fluxos, como rotinas de organização doméstica e Contas a Pagar. Veja Abaixo alguns exemplos de Projetos.
- #Pessoal
- #Conta
- #Trabalho
- #Rotinas
- …
Para segmentar as Tarefas de cada projeto, eu utilizo as etiquetas. Quando eu finalizo todas as tarefas e sobrou tempo eu localizo as etiquetas que identificam algo que eu quisesse fazer algum dia, ou busco tarefas que tenham duração de mais de 1 hora, pois terei tempo para executá-las.
Essas são as tarefas que tem um prazo flexível, ou livre, pois as tarefas com datas a serem cumpridas devem ser cumpridas independentemente de serem demoradas ou complexas, ou se tenho tempo ou não. Penso que se eu não tiver tempo, sinal que estou fazendo mais do que sou capaz dentro das minhas 24 horas e é hora de parar e rever minhas prioridades e delegar. “Pense nisso também…”.
Abaixo alguns exemplos de etiquetas que utilizo.
- @importante
- @baixa_energia
- @alta_energia
- @dura_5min
- @dura_30min
- @dura_maisde1h
- @algum_dia
- @filhos
- @empresaX
- @empresaY
- …
O mais interessante nessa ferramenta é a inteligência utilizada para criar a tarefa com o texto que você digita. Por exemplo, quando quiser criar tarefas para o projeto Conta, basta eu digitar “Pagar a #Conta todo dia 19 @importante p1”. Com essa Frase o Todoist entende que deverá criar uma Tarefa recorrente com um lembrete para o dia 19 de cada mês, segmentada e classificada como importante.
Veja outro exemplo que utilizo: “Assinar contrato com Cliente amanhã as 9:00 #Trabalho @administrandoseufacebook P1”.
Neste exemplo, o todoist criará a tarefa com um lembrete para amanhã as 9:00h no Projeto Trabalho, etiquetado com o nome da empresa que esse trabalho faz parte. E eu ainda posso compartilhar esse lembrete com o Cliente em questão, bastando apenas criar um Projeto e convidar o cliente por email para participar. Desta forma ele também receberá o lembrete das tarefas que pertencerem ao projeto compartilhado.
E mais esse exemplo super pertinente! “Elaborar Artigo para A Empreendedora Toda Semana #Pessoal #Rotina Semanal @importante P1”.
Existe um “porém” muito importante que preciso lhe contas. As etiquetas, filtros e lembretes só estão disponíveis na versão Premium.
Confesso que eu relutei muito, mas a ferramenta é tão bem elaborada e superou todas as outras ferramentas que testei. Então concluí que o investimento valia a pena e realmente valeu. Não vivo sem o Todoist! Atualmente o investimento é de menos de $30 por ano.
O Todoist ainda consegue ser motivador, pois ele pontua suas ações ao completar tarefas. É como um ranking que é chamado de Karma. Quanto mais tarefas você cumpre no prazo, mais pontos você ganha!
Outro ponto interessante é que, quando você não tiver mais tarefas e quiser adiantar alguma coisa ou pesquisar alguma tarefa sem data de vencimento ou aquela tarefa que você está empurrando, basta utilizar as etiquetas e filtros para localizar tarefas demoradas, ou sem data e partir para ação. Veja a tela abaixo.
Essas são funções básicas, mas existem outras opções no Todoist, que poderá utilizar para que se adeque ao seu método de trabalho.
Bom, agora que falamos sobre o Todoist, já podemos falar sobre o IFTTT, que é a ferramenta que vai potencializar e automatizar a criação de suas tarefas.
O que é o IFTTT?
“If This, Than That“! É uma ferramenta web e móvel, que conecta serviços, usando essa premissa: “se isso, faça aquilo“. Para utilizá-lo, devem ser definidas declarações simples, do tipo “Quando fotografar do meu celular, armazene no DropBox” ou “Quando chegar um email do Cliente X, crie uma tarefa no todoist”, no site.
O IFTTT é uma ferramenta bastante poderosa, e já possui diversas “declarações” programadas que podem automatizar centenas de serviços disponíveis na Web e no celular. Basta acessar o site https://ifttt.com, que na tela inicial apresenta uma lista de opções para deixar de queixo caído.
Voltando um pouquinho, apenas para materializar o termo serviço, citarei alguns exemplos, tais como o nosso Todoist, Facebook, Dropbox, Evernote, Gmail, etc. Estes são alguns serviços que você pode utilizar para criar conexões que automatizem sua vida digital!
Como utilizar o IFTTT?
O Processo de utilização do IFTTT é tão simples quanto o do Todoist. Você deve realizar seu cadastro no site, que pode ser com sua conta do Facebook ou Google e começar a utilizar as declarações existentes ou criar suas próprias conexões. A ferramenta possui um layout bastante intuitivo e gráfico e já oferece muitas opções no primeiro acesso que realizar.
Essas declarações não se restringem apenas à Web, você poderá criar conexões entre aplicações web e celulares.
Como otimizar o tempo integrando o IFTT, Todoist e o Celular?
Agora vamos ao que interessa? Vamos otimizar o tempo integrando essas aplicações e o nosso celular.
O primeiro passo é criar a conta nas duas aplicações e instalar o Todoist no celular, tablet, pc.
O segundo passo é criar o serviço que deseja automatizar para otimizar seu tempo, no IFTTT.
Ótimo, apenas dois passos simples, não é? E você deve estar se perguntando, “mas como eu integro? ”. Para ilustrar bem, vou apresentar dois exemplos reais. O primeiro ilustra como utilizar uma declaração que o IFTTT já deixou pronta e o outro ilustra a declaração que deixei acima.
Primeiro Exemplo:
Acesse a tela inicial e escolha uma das opções.
Escolhi esta opção que cria tarefas automaticamente quando um e-mail chegar no Gmail.
Ativei a opção e, no seu caso que ainda não se cadastrou, será exibida uma tela solicitando permissão ao Gmail e ao Todoist.
Segundo Exemplo:
“Quando chegar um e-mail do cliente, crie uma tarefa no todoist“.
Na sequência de telas abaixo você poderá visualizar como foi possível criar essa declaração no IFTTT seguindo as setas luminosas nas telas.
Afinal, como conseguimos otimizar o tempo com essas 2 ferramentas?
A otimização do tempo ocorre quando você elimina tarefas e preocupações no seu dia a dia. Quando você consegue deixar sua mente livre para criar novas atividades produtivas.
O simples fato de você não precisar ficar buscando o e-mail no meio de outros milhares de e-mails e criando várias tarefas, uma a uma, já é uma grande otimização do seu tempo, concorda? Quem aqui gosta de ficar perdido nos milhares de e-mails e tarefas?
E tudo ocorre de forma bem simples, pois, tão logo o e-mail entre na sua caixa de entrada do Gmail, o IFTTT cria uma tarefa no TODOIST e esse, por sua vez, dispara um lembrete. Um lembrete que vai chegar onde você estiver, no seu celular ou PC.
Esse foi só um exemplo, mas no site da ferramenta existem muitos outros exemplos úteis para sua marca ou negócio.
Espero que tenham gostado e qualquer dúvida deixem um comentário.
Abraço Fraterno!
