O expediente acabou, você olha para o relógio e pensa: “preciso de mais algumas horas no meu dia para dar conta de todas as tarefas e compromissos” ou “será que algum dia eu vou conseguir concluir todas as tarefas listadas? ”
Na verdade, você não precisa de mais horas no seu dia, você precisa aprender a usar o seu tempo de forma mais inteligente. Planejando você aproveitará melhor o tempo, conseguirá concluir mais tarefas, elas serão realizadas com mais disposição, alcançando resultados com mais qualidade.
Não existe fórmula mágica para quem quer finalizar o dia com a sensação de dever cumprido. O segredo é aprender a colocar em prática o planejamento do seu dia; porém, planejar um dia por vez não funciona, o correto é planejar antecipadamente a semana seguinte. Minha semana, por exemplo, eu planejo na sexta feira de manhã e, diariamente, logo depois do café da manhã, dou uma revisada na agenda para verificar se alguma tarefa ou compromisso necessita de ajustes.
Para nós mulheres empreendedoras, encontrar a melhor forma para encaixar todas as atividades que envolvem os vários papéis que fazem parte do nosso eu (mulher, empreendedora, mãe, esposa, dona de casa, filha) é questão de sobrevivência.
Para um planejamento eficiente o primeiro passo é reconhecer todos os seus papéis como citei; somos mulheres com necessidades individuais, empreendedoras buscando sucesso e realização, mães que querem sempre o melhor para suas crias, esposas que gostam de dividir suas conquistas, filhas, noras…
O segundo passo é listar todas as tarefas e compromissos que envolvem cada um desses papéis. Todas, neste momento não esqueça de nenhuma. Depois analise se todas estas tarefas devem ser executadas por você. Por exemplo, preparar o jantar, retirar o lixo, ir ao correio, passar no supermercado, deixar ou buscar roupas na lavanderia, pegar as crianças na escola, enfim, com certeza algumas você pode e deve delegar.
O terceiro passo é distribuir suas tarefas ao longo da semana. Comece sempre pelas suas necessidades pessoais, pois você deve se colocar em primeiro lugar. Agendar um médico de rotina, um exame, um horário no cabeleireiro ou manicure, aquela massagem relaxante. Depois vêm as tarefas e compromissos do trabalho. Determine um tempo para conclusão de cada uma, não liste muitas tarefas no dia, seja realista, e deixe um horário vago na agenda entre 30 minutos e uma hora para encaixar possíveis urgências ou imprevistos. Agora no início ocorrências desse tipo acontecerão com mais frequência, depois de um tempo executando seu planejamento semanal a tendência é que desapareçam, você começará a antecipar tarefas e as urgências não serão uma regra.
Não esqueça de planejar seus momentos de pausa, que devem existir e são necessários. Um erro comum no planejamento é não computar tempo para os intervalos, almoços e deslocamentos. É muito simples, se você passa um ou dois dias da semana visitando possíveis clientes ou parceiros, você deve considerar o tempo que leva de um lugar ao outro como praticamente “off”, pois pouco se faz dirigindo, a atenção deve ser total na direção. O máximo que pode ser feito neste caso é manter um caderno de anotações para no momento de semáforo fechado você anotar alguma informação ou insight que possam surgir. Uma dica é aproveitar o tempo para ouvir um podcast sobre algum assunto de seu interesse.
Determine uma carga horária limite, não ignore sua queda de energia ao final do dia. A maioria das pessoas produz melhor de manhã, à tarde a tendência é diminuir o ritmo devido ao cansaço. Ultrapassar a carga horária todos os dias não é recomendado; um dia ou outro em casos pontuais tudo bem, mas esta prática não pode se tornar uma regra.
Quando nos planejamos evitamos prejuízos que podem ser emocionais, no caso de esquecer o aniversário do amiguinho da escola e seu filho e não levar o presente no dia certo; prejuízos financeiros, no caso de esquecer de efetuar o pagamento de contas na data de vencimento; prejuízos no trabalho, no caso de perder a credibilidade ao entregar um projeto atrasado ao cliente, entre outros.
Organização é um hábito, quanto mais você pratica mais aprende, mais toma gosto e mais resultados positivos você alcança.
Faça esse exercício e depois me conte como foi sua primeira semana planejada.
Grata e muito sucesso com o seu planejamento.
Minha missão é proporcionar mais equilíbrio e resultados na sua vida pessoal e profissional através da organização.”
Valquiria Dafre
Consultora em Organização especializada em organização corporativa.
www.valquiriadafre.com.br
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